Lembramos aqui na App Masters estes dias que o segmento para o qual mais desenvolvemos ao longo dos anos, foi o segmento de eventos, que é uma área muito dinâmica e cheia de desafios.

Gerir uma empresa de eventos pode ser uma tarefa difícil e cansativa, frente ao volume de pessoas, parceiros e atividades envolvidas para fazer a coisa acontecer.

Seja para empresas que realizam eventos para outras empresas, sejam as que realizam casamentos e demais eventos sociais e festivos, seja para as que organizam shows e eventos culturais, todas lidam com grande volume de informações e decisões, e qualquer esquecimento pode significar uma grande perda.

Neste post venho falar de maneiras como o uso da tecnologia ou adoção de um sistema pode ser o grande diferencial para esta área.

Gestão de contratos com fornecedores

Um evento depende sempre de um grande leque de fornecedores, parceiros. Um evento pequeno pode demandar cerca de 20 fornecedores.

Em uma empresa com dois ou três eventos destes por semana, já estamos falando em 240 contratos em um único mês.

Sabemos que qualquer um destes contratos, não pode ser esquecido. Imagine ir a um casamento sem flores, ou a um evento com inscritos sem o credenciamento.

Escolha, contratação, conferência e pagamento do fornecedor

Pensando em automação de processos, podemos imaginar que o um sistema para gestão de eventos saberá que dado o tipo do evento, determinados tipos de fornecedores são necessários. Um casamento precisa de uma floricultura.

Quanto tempo antes do evento é preciso definir a floricultura? O sistema sabendo que é preciso decidir isso cerca de 3 meses antes, irá se encarregar de cobrar essa decisão antes que o prazo ultrapasse.

Um sistema bem completo, poderia enviar uma menagem automatizada a todas as floriculturas (ou apenas para as selecionadas) solicitando uma cotação do valor para o evento daquele tamanho, naquela data e local. O fornecedor informaria os valores e condições clicando em um link, não respondendo um email.

No momento da escolha, o sistema já traria quais fornecedores têm disponibilidade, seus valores e condições, facilitando assim a tomada rápida de decisão.

Ao selecionar o fornecedor, o sistema pode redigir e enviar automaticamente o contrato, bem como já incluir os lançamentos futuros de pagamento de acordo com o proposto.

O sistema pode ter um papel ativo em todo o processo, enviando um email uns dias antes para o fornecedor perguntando se está tudo certo, e só trazendo para o gestor do evento alertar se algo estiver fora do planejado.

Da mesma forma, após o evento, o sistema pode enviar um email para o cliente solicitando a avaliação do serviço de cada fornecedor.

Um projeto onde implementamos isso muito bem foi para a Phormar.

Agenda do fornecedor

Tendo todas as informações sobre as cotações, contratos, eventos e pagamentos com os fornecedores, é fácil imaginar um “portal” onde o fornecedor possa se conectar, e conferir a agenda de eventos com sua empresa.

Poderá também conferir os pagamentos, ver o feedback de cada cliente com relação ao serviço prestado e assim poder se tornar ainda melhor.

Veja que a tecnologia, neste ponto, extrapola os limites da sua empresa, e começa a causar um impacto positivo em toda sua rede de parceiros.

A tecnologia na organização de eventos

A tecnologia, vem então, para dar escala para o negócio, para se permitir fazer mais com menos, ser mais assertivo e suportar um volume maior de clientes.

Automação de processos, melhoria na experiencia do cliente, aumento da produtividade, redução de custos e facilitação da comunicação, são algumas das vantagens reais da adoção de um sistema para gestão de empresa de eventos.

Gestão de inscritos em eventos

Se imaginarmos então uma empresa que realiza eventos para centenas de inscritos todas as semanas, estamos falando da gestão do recebimento.

Não consigo pensar em outra forma de inscrição para um evento atualmente, que não seja online. Uma plataforma para inscrição online elimina a necessidade de pessoas, ponto de venda e aumenta a segurança do processo, reduzindo fraldes e até roubos.

Em uma ponta facilita ao inscrito decidir qual tipo de ingresso comprar, optar por itens extras e adicionais, por outro, permite ao gestor do evento acompanhar as inscrições e tomar decisões. É preciso divulgar mais? Talvez realizar uma promoção? Ou precisaremos é abrir mais vagas?

A tecnologia vem para tornar tudo isso possível.

É chegado então o dia do evento, e a tecnologia se faz presente no check-in eletrônico, agilizando o processo e reduzindo as filas e esperas. Do outro lado o gestor saberá quantas pessoas estão presentes no evento, em tempo real, facilitando a tomada de outras decisões.

Sem um sistema para eventos, não seria possível se comunicar rapidamente com todos estes inscritos, seja para avisar que a entrada do evento será aberta mais cedo ou qualquer outra atualização importante, tanto antes, quanto depois do evento.

Crescendo a empresa com a tecnologia

A tecnologia é essencial para a gestão eficiente de uma empresa de eventos e em muitas vezes é o que faz a empresa passar para o próximo nível de crescimento.

Quando a tecnologia não faz parte do dia a dia de qualquer empresa que lida com grandes volume de informações e decisões, o que acontece é uma limitação no potencial.

A tecnologia ajuda a aumentar a produtividade da equipe como um tido, reduzindo custos e melhorando a tomada de decisão com base em dados precisos e atualizados.

Transmissão e gravação de eventos online

Com a chegada da pandemia muitas empresas de eventos precisaram se reinventar, porque muitos dos eventos precisaram passar a acontecer online a partir daquele momento. Toda aquela estrutura de iluminação, palco, microfones, carpetes já não era prioridade.

A necessidades passavam a ser outras, controlar o acesso, transmitir e gravar os eventos.

Pensando no modelo online, toda a operação de checkin passa a acontecer pelo navegador, sendo necessário ter um ticket pago para poder acessar a plataforma.

Uma vez autenticado, o usuário precisa ter acesso a agenda do evento. Quais são os “palcos”? Quais são os assuntos? Onde estão falando sobre “open innovation”? E com dois ou três cliques já se está assistindo uma nova palestra.

Estamos online mas não precisamos nos limitar. É bom que o usuário tenha um espaço para fazer perguntas e obter respostas, mesmo depois da apresentação concluir.

Dependendo do tipo de evento será necessário manter essa gravação, arquivar todo esse material. O sistema pode salvar os arquivos organizados semanticamente, incluindo os metadados necessários para termos as informações completas daquele conteúdo.

Ao fim de cada apresentação, o sistema poderá transcrever tudo o que foi dito, para permitir a localização daquele conteúdo por cada uma das palavras ditas, e também ativar o recurso de closed caption (legendas) ao visualizar os vídeos gravados.

Um projeto incrível onde fizemos tudo isso e muito mais foi no Breakout.

Planilhas para gestão de eventos

Pensando em transformação digital, o uso de planilhas é uma etapa anterior, quando ainda não se tem um sistema automatizado de gestão de eventos.

As planilhas são uma solução manual, e costumeiramente levam a erros, retrabalho e falta de controle sobre as informações. Para quem controlava tudo no papel, as planilhas trazem uma sensação de controle e visão rápida, mas na verdade é uma parte pequena do potencial que um sistema pode trazer a empresa.

Qualquer usuário, a qualquer momento, pode alterar qualquer dado em qualquer planilha.

Ora, como podemos incluir uma informação de pagamento para um fornecedor que nem foi contratado para o evento? Ao somar uma coluna inteira em uma planilha, qualquer colaborador poderá saber a receita total da empresa.

Ao anexar um único arquivo em um email, um funcionário mal intencionado (ou equivocado) pode expor todos os clientes, parceiros, fornecedores e valores da empresa.

Portanto se o negócio está em fase de crescimento, a adoção de um sistema para gestão é o passo mais importante para alcançar novos objetivos. É preciso vencer a fase das planilhas.

Treinamentos e capacitações

Quando pensamos na organização de treinamentos, novos recursos podem ser necessários e muito úteis.

Uma fez presente no evento, o participante já poderá ter direito ao seu certificado de participação, que não tem porque ser feito manualmente. Uma vez adicionada uma imagem base para o certificado, os dados variáveis são adicionados pelo sistema e enviados por email ao participante.

O acesso ao certificado poderá ser liberado a pessoa dar seu feedback sobre o evento, aumentando assim os índices de preenchimento da avaliação do evento.

Da mesma forma, pode ser preciso fazer algumas perguntas para saber se o conteúdo foi realmente aprendido. Cada treinamento pode então ter uma série própria de questões para avaliar o aprendizado e entendimento do que foi passado.

Após a realização de alguns eventos, o sistema já poderá traçar o perfil dos participantes e trazer maior conhecimento sobre o público que demanda tais treinamentos.

Em alguns momentos, não sabemos bem em qual treinamento investir, ou o que nossos clientes estão interessados. Através de um sistema, poderíamos rapidamente enviar um questionários a todos que já participaram de treinamentos, perguntando qual o próximo conhecimento estão interessados em adquirir.

Ou seja, a tecnologia pode dar agilidade, trazer profissionalismo e aumentar a receita de negócios relacionados a eventos e treinamentos.

Tecnologia para eventos

Concluindo, a gestão de uma empresa de eventos é uma tarefa complexa e desafiadora, mas pode ser facilitada pela tecnologia. Já a adoção de um sistema de gestão pode trazer diversos benefícios, como aumento da produtividade, redução de custos, melhoria na experiência do cliente e maior controle sobre todas as informações.

A gestão de contratos com fornecedores, de inscritos e de treinamentos, são apenas algumas das áreas em que a tecnologia pode fazer a diferença.

Em resumo, a tecnologia é essencial para a gestão eficiente de uma empresa de eventos e pode ajudar a empresa a crescer e se destacar no mercado.

Se quiser falar mais sobre isso, entre em contato conosco para discutirmos seu próximo grande projeto.